15 consejos para una gestión eficaz y productiva del email

El email se ha convertido en la herramienta más utilizada del Siglo XXI, tanto para el trabajo como para el uso personal.

Según una estadística sobre Internet, a nivel mundial, en 2012, el consumo del email era el siguiente:

2.200 millones de usuarios
144.000 millones de emails diarios
El 66% de los emails enviados eran poco importantes
El 68% del tráfico era spam

Su uso diario del email puede llegar a convertirse en una tarea abrumadora y estresante. He aquí algunos consejos para gestionar el email de forma eficaz y productiva:

Antes de escribir un email, tómate unos segundos para decidir si es imprescindible hacerlo. Evita escribir correos que no aporten nada realmente importante.
Cada email genera respuestas, con el consiguiente llenado de la bandeja de entrada. Evita el efecto ping-pong. Ataja para evitar respuestas innecesarias y que el email se convierta en un chat.
Al escribir un email, sé claro, conciso y breve. Si necesitas mucho texto, escríbelo en un documento aparte y adjúntalo. En el cuerpo del email escribe un resumen o una conclusión, invitando a leer el detalle en el documento.
No te compliques en formulismos y retóricas. El email es una herramienta de trabajo que requiere que seamos directos para ser resolutivos y productivos. Sé respetuoso y correcto en pocas palabras.
El asunto del email es clave para ser productivo. Utiliza un formato corto y conciso que te ayude a ti y al destinatario a clasificar y a entender qué hay en el email antes de abrirlo. Por ejemplo “Informe de Calidad – Plan GTS – Borrador”.
Adicionalmente, puedes añadir al final del asunto una o dos etiquetas para catalogar el email. Esto es muy útil a la hora de realizar búsquedas. Las etiquetas suelen ir precedidas del símbolo # junto con una única palabra clave. Sé muy selectivo con las etiquetas. No tengas un diccionario muy grande. Ejemplos: #informe #urgente #importante #proyectoX #comite
Crea listas de destinatarios para emails frecuentes. Evitarás olvidarte de alguien, introducir mal el email de algún destinatario y te ahorrará mucho tiempo.
Si el destinatario está cerca, habla con él en persona. Ahorrarás tiempo y evitarás el efecto ping-pong y los malentendidos que genera un medio de comunicación impersonal, como el email.
Cuando solicites algo por email, procura adjuntar pantallazos, gráficos o documentos que expliquen muy claramente lo que necesitas.
Organiza y clasifica tus emails en carpetas, según la frecuencia, importancia y actividad que le das a las tareas. Crea, adicionalmente, dos carpetas operacionales, llamadas “Próximo” (para emails con acción inmediata) y “En Cola” (para emails no urgentes).
Revisa periódicamente tu bandeja de entrada. Si el email requiere una acción urgente (para hoy o mañana), muévelo a la carpeta “Próximo”. Si no lo requiere, muévelo a la carpeta “En Cola”. Termina la revisión siempre con la bandeja de entrada vacía.
Revisa periódicamente tu carpeta “En Cola”. Si identificas un email que requiere acción inmediata, muévelo a la carpeta “Próximo”.
Trabaja con los emails de la carpeta “Próximo”. Revísalos y atiende los más urgentes primero. Si la acción ha concluido, mueve los emails a la carpeta organizativa que has creado.
Si tu gestor de correo utiliza marcas, colores o símbolos para clasificar emails, aprovecha estas funcionalidades según el criterio que consideres más conveniente.
Al menos una vez al año, revisa y haz limpieza de los emails antiguos. Crea una carpeta histórica (por ejemplo, que tenga el año como nombre), y mueve aquí los emails importantes que deseas conservar. El resto, elimínalos. Por mucho espacio que tengas, si confías en la búsqueda, encontrarás también correos que ya no son necesarios y que te entorpecen.

(Fuente: http://www.emprenderalia.com)

EL SIGNIFICADO ESPIRITUAL DEL SALTAMONTES

El saltamontes se asocia con los viajes astrales. Ellos tienen la capacidad de saltar en el tiempo y en el espacio donde existen los verdaderos misterios de la vida. Las personas que usan este talismán obtienen la sabiduría necesaria para superar los obstáculos de manera eficiente y alcanzar el éxito sin preparación o planificación. Cuando el saltamontes se nos presenta se nos pide dar un salto de fe y saltar hacia adelante en un área específica de la vida sin temor. Por lo general, esa área específica es la que hemos evitado y, a menudo es un cambio a escala mayor. Esto puede representar un cambio de residencia, de ciudad, de relaciones, carrera o simplemente en la forma en que nos percibimos a nosotros mismos. El saltamontes sólo puede ir hacia delante....no hacia atrás o hacia los costados. Así que, cuando el saltamontes aparece podría estar reafirmándote que estás tomando los pasos correctos en tu situación actual. O podría ser que él te está diciendo que sigas...

Las 100 Grandes Canciones en Español del Siglo XXI según Rolling Stone

Este listado no se fija exclusivamente en la cantidad de reproducciones o premios alcanzados por un sencillo, y pone nuestros ojos en las historias, en las transformaciones y conversaciones generadas, en la relevancia y trascendencia, en los puños levantados y en las nuevas conciencias, tratando de vislumbrar lo que queda en los corazones de la gente cuando termina una canción. ‘Latinoamérica’ - Calle 13 con Totó La Momposina, Susana Baca y Maria Rita ‘Hasta la raíz’ - Natalia Lafourcade ‘La camisa negra” - Juanes ‘Eres’ - Café Tacvba ‘Somos más americanos” - Los Tigres del Norte ‘Despacito’ - Luis Fonsi con Daddy Yankee ‘Frijolero’ - Molotov ‘Suerte (Whenever, Wherever)’ - Shakira ‘La negra tiene tumbao’ - Celia Cruz con Mikey Perfecto ‘Tití me preguntó’ - Bad Bunny ‘Gasolina’ - Daddy Yankee ‘Tú me dejaste de querer’ - C. Tangana con Niño de Elche y La Húngara ‘Malamente’ - Rosalía ‘Mi Gente” - J Balvin con Willy William ‘Morenamía’ - Miguel Bosé ‘Crimen’ - Gus...

Dirección ejecutiva y desconexión digital: la gran contradicción

Hablamos de bienestar, foco y sostenibilidad… pero respondemos correos a medianoche. Defendemos la desconexión digital… mientras celebramos al “siempre disponible”. En la dirección ejecutiva la contradicción es evidente: exigimos concentración y pensamiento estratégico, pero vivimos atrapados en la urgencia constante. La pregunta no es solo si somos capaces de desconectar, sino si estamos dispuestos a liderar con el ejemplo: ¿Qué mensaje enviamos cuando escribimos fuera de horario? ¿Qué cultura creamos cuando la rapidez importa más que la calidad? ¿Cómo pedimos foco si nosotros no lo protegemos? La desconexión digital no es un beneficio blando. Es una decisión de liderazgo. Porque liderar no es estar siempre conectado, es saber cuándo estar presente y cuándo parar para pensar mejor. Quizá el verdadero reto no sea tecnológico, sino cultural y personal. ¿Estamos preparados para asumir esa incoherencia… y corregirla?

Las desventuras de Rafon

Buscar este blog