El email se ha convertido en la herramienta más utilizada del Siglo XXI, tanto para el trabajo como para el uso personal.
Según una estadística sobre Internet, a nivel mundial, en 2012, el consumo del email era el siguiente:
- 2.200 millones de usuarios
- 144.000 millones de emails diarios
- El 66% de los emails enviados eran poco importantes
- El 68% del tráfico era spam
Su uso diario del email puede llegar a convertirse en una tarea abrumadora y estresante. He aquí algunos consejos para gestionar el email de forma eficaz y productiva:
- Antes de escribir un email, tómate unos segundos para decidir si es imprescindible hacerlo. Evita escribir correos que no aporten nada realmente importante.
- Cada email genera respuestas, con el consiguiente llenado de la bandeja de entrada. Evita el efecto ping-pong. Ataja para evitar respuestas innecesarias y que el email se convierta en un chat.
- Al escribir un email, sé claro, conciso y breve. Si necesitas mucho texto, escríbelo en un documento aparte y adjúntalo. En el cuerpo del email escribe un resumen o una conclusión, invitando a leer el detalle en el documento.
- No te compliques en formulismos y retóricas. El email es una herramienta de trabajo que requiere que seamos directos para ser resolutivos y productivos. Sé respetuoso y correcto en pocas palabras.
- El asunto del email es clave para ser productivo. Utiliza un formato corto y conciso que te ayude a ti y al destinatario a clasificar y a entender qué hay en el email antes de abrirlo. Por ejemplo “Informe de Calidad – Plan GTS – Borrador”.
- Adicionalmente, puedes añadir al final del asunto una o dos etiquetas para catalogar el email. Esto es muy útil a la hora de realizar búsquedas. Las etiquetas suelen ir precedidas del símbolo # junto con una única palabra clave. Sé muy selectivo con las etiquetas. No tengas un diccionario muy grande. Ejemplos: #informe #urgente #importante #proyectoX #comite
- Crea listas de destinatarios para emails frecuentes. Evitarás olvidarte de alguien, introducir mal el email de algún destinatario y te ahorrará mucho tiempo.
- Si el destinatario está cerca, habla con él en persona. Ahorrarás tiempo y evitarás el efecto ping-pong y los malentendidos que genera un medio de comunicación impersonal, como el email.
- Cuando solicites algo por email, procura adjuntar pantallazos, gráficos o documentos que expliquen muy claramente lo que necesitas.
- Organiza y clasifica tus emails en carpetas, según la frecuencia, importancia y actividad que le das a las tareas. Crea, adicionalmente, dos carpetas operacionales, llamadas “Próximo” (para emails con acción inmediata) y “En Cola” (para emails no urgentes).
- Revisa periódicamente tu bandeja de entrada. Si el email requiere una acción urgente (para hoy o mañana), muévelo a la carpeta “Próximo”. Si no lo requiere, muévelo a la carpeta “En Cola”. Termina la revisión siempre con la bandeja de entrada vacía.
- Revisa periódicamente tu carpeta “En Cola”. Si identificas un email que requiere acción inmediata, muévelo a la carpeta “Próximo”.
- Trabaja con los emails de la carpeta “Próximo”. Revísalos y atiende los más urgentes primero. Si la acción ha concluido, mueve los emails a la carpeta organizativa que has creado.
- Si tu gestor de correo utiliza marcas, colores o símbolos para clasificar emails, aprovecha estas funcionalidades según el criterio que consideres más conveniente.
- Al menos una vez al año, revisa y haz limpieza de los emails antiguos. Crea una carpeta histórica (por ejemplo, que tenga el año como nombre), y mueve aquí los emails importantes que deseas conservar. El resto, elimínalos. Por mucho espacio que tengas, si confías en la búsqueda, encontrarás también correos que ya no son necesarios y que te entorpecen.
(Fuente: http://www.emprenderalia.com)
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